Menyelaraskan Ruang Kerja dengan Cara Orang Bekerja

Melangkah ke pejabat moden, perbezaannya amat ketara. Barisan kemas bilik-bilik kecil yang identikal – pernah melambangkan kecekapan – kini telah digantikan oleh zon fleksibel, seperti bilik sunyi untuk fokus, ruang santai untuk kolaborasi, dan kawasan terbuka untuk perbualan.

Pekerja bergerak lancar di antara zon-zon ini mengikut tuntutan hari kerja mereka. Inilah Activity-Based Working (ABW), satu falsafah reka bentuk yang mencerminkan evolusi lebih mendalam dalam cara kita melihat kerja itu sendiri.

Daripada Kehadiran kepada Tujuan

Sepanjang kebanyakan abad kedua puluh, pejabat dibina berdasarkan keterlihatan dan kawalan. Produktiviti sering disamakan dengan kehadiran fizikal.

Apabila pandemik mentakrifkan semula hubungan antara kerja dan tempat, andaian tersebut mula pudar. Model hibrid dan jarak jauh membuktikan prestasi tidak terikat pada meja. Tujuan pejabat beralih daripada tapak penyeliaan kepada ruang perhubungan, pusat untuk kolaborasi, kreativiti, dan budaya.

Di seluruh Asia, peralihan ini semakin pantas. Organisasi sedang mengkaji semula bukan sahaja di mana orang bekerja, tetapi mengapa mereka berkumpul.

Jawapannya semakin terletak pada fleksibiliti dan kesejahteraan.

ABW memberi kebebasan kepada pekerja untuk memilih suasana yang paling sesuai dengan tugas mereka, sama ada sesi sumbang saran sebagai satu pasukan atau menumpukan perhatian bersendirian.

Walaupun konsepnya menarik, kejayaan ABW bergantung pada lebih daripada pelan terbuka dan perabot bergaya. Ia bersandar pada penyelarasan reka bentuk, teknologi, dan budaya yang difikirkan dengan teliti.

Dengan ramai profesional kini boleh bekerja secara berkesan dari mana-mana sahaja, organisasi sedang memikirkan semula cara menggunakan ruang pejabat dengan lebih bijak. Daripada mengekalkan stesen kerja tetap, ramai menerima susun atur fleksibel yang mencerminkan corak kerja baharu dan jangkaan pekerja.

Reka Bentuk Berdasarkan Tingkah Laku Manusia

Reka bentuk yang disengajakan bermula dengan memahami kepelbagaian mod kerja. Tugas analisis memerlukan ketenangan dan privasi, sementara kerja kreatif berkembang dalam persekitaran interaktif dan terbuka.

Pejabat terbaik menyediakan kedua-duanya, membenarkan pekerja beralih dengan lancar antara mod. Keseimbangan ini menyokong prestasi dan kesejahteraan mental, mengurangkan keletihan sama ada daripada rangsangan berlebihan atau pengasingan.

Teknologi memainkan peranan penting yang sama. Dalam ruang kerja fleksibel, ketersambungan ialah infrastruktur yang tidak kelihatan yang membolehkan mobiliti.

Apabila sistem perlahan atau alatan digital gagal, kebebasan yang dijanjikan ABW dengan cepat bertukar menjadi kekecewaan. Tetapi apabila teknologi berfungsi secara intuitif—melalui rangkaian pantas, alatan perkongsian tanpa wayar, dan akses yang lancar—pekerja mengalami rasa kelancaran yang memastikan mereka produktif di mana sahaja mereka berada. Dalam era kerja hibrid, kemudahan perhubungan ialah ukuran kecekapan yang baharu.

Budaya: Aspek Kemanusiaan dalam Ruang Kerja

Aspek reka bentuk tempat kerja yang paling manusiawi ialah rasa kekitaan. Apabila pekerja bergerak antara zon, sauh peribadi boleh hilang dengan mudah.

Ketiadaan meja yang ditetapkan mungkin kelihatan kecil, namun ia boleh menjejaskan betapa terikatnya seseorang dengan organisasi mereka.

Persekitaran ABW yang berjaya mengatasi perkara ini dengan memupuk rasa kekitaan melalui budaya dan komuniti. Ritual, ruang pasukan, dan peluang untuk interaksi tidak formal mengingatkan orang ramai: walaupun tempat duduk mereka mungkin berubah, rasa tujuan mereka tidak.

Rasa kekitaan tidak boleh direka bentuk ke dalam pelan lantai, ia mesti dipupuk melalui kepimpinan.

Kepimpinan Berasaskan Kepercayaan

Kepimpinan menentukan sama ada kerja fleksibel memperkasakan atau mengganggu. Banyak organisasi Asia masih menyamakan keterlihatan dengan produktiviti.

ABW mencabar tanggapan ini, memerlukan kepercayaan—keyakinan pekerja akan memberikan hasil walaupun mereka tidak sentiasa diperhatikan. Pemimpin yang berkesan menetapkan matlamat yang jelas, menyampaikan jangkaan, dan mengukur hasil berbanding kehadiran. Apabila kepercayaan menggantikan kawalan, akautabiliti berlaku secara semula jadi.

Polisi kerja fleksibel yang jelas juga penting. Pekerja harus tahu bila kehadiran fizikal diperlukan dan bagaimana kolaborasi sesuai dengan susunan hibrid. Kejelasan menghilangkan ketidakpastian yang sering mengiringi kerja fleksibel. Apabila polisi telus dan adil, ia menguatkan semangat dan rentak organisasi.

Bersama Mencipta Tempat Kerja Masa Depan

Tempat kerja paling berjaya apabila direka dengan pekerja, bukan untuk mereka. Melibatkan kakitangan melalui bengkel, tinjauan, atau projek perintis memastikan reka bentuk akhir mencerminkan keperluan sebenar, bukan andaian semata-mata.

Ia juga membina pemilikan, bahan penting dalam mana-mana transformasi budaya. Orang lebih cenderung untuk menerima ruang baharu apabila mereka telah membantu membentuknya.

Pada akhirnya, ABW bukan tentang mengoptimumkan ruang tetapi mengenai menyelaraskan persekitaran dengan tujuan.

Tempat kerja masa depan akan menjadi adaptif dan berpusatkan manusia, satu ruang yang menyokong fokus, kolaborasi, dan kesejahteraan secara seimbang.

Pejabat esok bukan sekadar menempatkan pekerja, tetapi memberi tenaga kepada mereka, menawarkan kebebasan untuk memilih, alatan untuk berprestasi, dan budaya untuk rasa kekitaan. Untuk ABW berjaya secara mampan, organisasi mesti beralih daripada jangkaan berasaskan kehadiran kepada hasil berasaskan prestasi.

Apabila reka bentuk memenuhi keperluan, kerja menjadi lebih daripada rutin harian. Ia menjadi pengalaman yang mencerminkan kepercayaan, empati, dan rentak evolusi kehidupan moden. - DagangNews.com

Dr Gu Manli (kiri) dan Dr Karen Tsen Mung Khie (kanan) adalah Pensyarah Kanan di School of Management and Marketing, Faculty of Business & Law, Taylor’s University. Kedua-duanya juga ahli kepada Mental Health and Well-being Impact Lab dan Centre for the Future of Work di universiti tersebut.

Profesor Dr Goh See Kwong (tengah) merupakan Timbalan Ketua (Pendidikan) di School of Business, Monash University Malaysia.